入力しないで済むならそれが1番ですが、、
コピー・ペースト
入力の必要がある場合でも、同じ内容を二度入力しないようにしたいものです。
入力するので、どうしてもヒューマンエラーが起きる可能性があります。
それが2回あるとなると、より確率があがってしまうので極力さけたいところです。
取り組みやすいものとして、まずはコピー・ペーストからはじめてみましょう。
できれば、ショートカットキーがあればそれを使うようにしたほうがいいですね。
データを活用
また、データがあるものはデータを活用できないか検討しましょう。
前述しましたが、入力しないで済むならそのほうがいいわけなので、取得したデータを加工するなどして、入力回数を減らす方法探ってみるのもよいかもしれません。
Excel、CSVデータがあれば、いかようにも活用できます。
Excelを活用
少しハードルは高くなりますが、Excel、CSVデータが取得できれば、それをインポートできるようにすることで、会計ソフトに直接入力するより効率よく処理できます。
ソフトによっては一定の加工が必要な場合もありますが、一度作ってしまえばそれ以降は楽できるので、手間を掛けてでもやる価値はあるものと思います。
インポート等がハードルが高いという場合でも、例えば、電卓での検算からExcelに入力してチェックするほうが入力回数を減らせることが多いです。
電卓が得意な人であればいいのですが、電卓でチェックしようとして、1回目と2回目、だけじゃなく3回目も違う、、ということがあったりすると、何回も同じ数字を入力することになります。
Excelに入力したほうが確認もしやすいし、入力間違いがあっても対応しやすいです。
最近ではツール等を使うことで自動化することもできるようになっていますが、全自動というわけにはいかない部分もあります。
入力が必要なシーンがあっても、「二度は入力しないぞ」という意識を持つことが効率化を考えるうえで大事だと感じております。
■編集後記
昨日は外出予定なし（娘の送迎のみ）。
自分の会社の経済センサスの入力、
AFPの資格更新の申請など事務手続きを。
