書類の保存期間についてお尋ねいただく機会は多いです。
どのような業種でも、何かしら文書は取り扱いますので。
保管スペースの確保、整理する手間もあるため、処分できるものは処分したいと考えてのことだと思います。
ただ、法律で定められている保存期間は書類によって異なるため、どの書類をどのタイミングで処分すればよいか迷うところです。
本日は税務関係の書類について確認したいと思いますが、結論からいうと、基本は「7年」、ケースによっては「10年」、なので、迷うなら「10年」保存で対応すれば大丈夫です。
税務関係の書類もいろいろありますが、例示すると下記のようなものです。
- 仕訳帳、現金出納帳
- 総勘定元帳、売掛金元帳、買掛金元帳
- 固定資産台帳
- 売上帳・仕入帳・棚卸表
- 貸借対照表・損益計算書
- 決算に関して作成されたその他の書類
- 注文書・契約書・送り状・領収書・見積書
- 資産の譲渡、課税仕入れ、課税貨物の保税地域からの引取りに関する事項
これらの書類については、税務上の時効が7年なので、基本的に7年保存となります。
法人で利益がマイナスの場合は、時期によっては10年保存となる場合もあります。
利益がプラスだったり、マイナスだったり年によって違うという場合は、とりあえず10年保存で対応すればよいかと思います。
実際には書類の種類、法人・個人の別、青色・白色などで、保存期間が異なる書類もありますが、それぞれ覚えるのも大変ですので、前述のとおり「7年」を基本としつつ（利益がマイナスのときがある法人は10年）、会社法に対応が必要な書類（決算書、総勘定元帳、議事録などの重要な書類）についてのみ10年保存、迷ったら全部10年保存しておけばOKです。
税務関係の書類については上記のとおりですが、例えば、それ以外の業界特有の書類などがある場合は、永久保存に近い形で保存が求められるものもあるかもしれませんので、適宜ご確認いただければと思います。
■編集後記
昨日は午前中美容室（妻と）。
2ヶ月毎で妻と行く回があります。
いつも違うテイストのカラーですが、今回はお揃いに近いカラーになりました。
それぞれトーンダウンしただけなんですが、しばらくは落ち着いたトーンで行こうという気分です。
次回気分が変わるかも知れませんが、、
