
会計ソフトに入力(連携含む)したら終わり、ということはなく、やはりチェックは必要です。
不自然の数値や違和感のある数値、いわゆる異常値を見つける必要があります。
異常値は1つの資料だけみてもわからないことも多いです(わかるものもあります)
集計
多くの場合、異常値は集計された数値から判断していくことになります。
資料自体に明らかな誤りがあれば、それから気付けることもありますが、基本的には会計ソフト等で集計されたデータ(残高試算表など)で確認します。
早く気づくためには、確認のタイミングを早めればいいわけですが、そのためには会計ソフト等への入力が早い段階で行われている必要があります。
ためずに入力するのが、やはりよいかと思います(早いほうが支出内容を忘れることもありませんし)。
正しく処理するためには、鮮度が大事です。
残高
前述のとおり、集計されたデータを確認しますが、てっとり早くチェックできるのは残高でしょう。
わかりやすいのは、現金や預金でしょうか。
特に預金については、通帳で残高が確認できますので、それと帳簿の残高が一致しているかをチェックすることできます。通帳をみるだけなので簡単です。
その他についても、基本的には「あるべき残高になっているか」がざっくりチェックする際のポイントです。
マイナス残高になっていないか(現金は基本プラス残高のはず)。
ないはずの残高があったりしないか。
売掛金はサイト通り残っているか(翌月入金とかであれば、1ヶ月分が残っているはず)。
残高をざっくりチェックし、余力があれば「動き」もみておきましょう。
具体的には、借方・貸方(真ん中部分の左右)の動きをみます。
毎月動きがあるはずの勘定科目に動きがあるか。
動きがないはずの科目に数字があったりしないか。
残高が増え過ぎている科目はないか。
など。
比較
残高試算表を表示したときと同じメニューで、損益計算書の推移が確認できます。
損益計算書とは、「儲けた・損した」がわかる家計簿みたいな資料と考えればいいかと。
ざっくりチェックする際は、1ヶ月の試算表より推移表といって月々が横に並んでいる資料のほうがチェックしやすいと思います。
それをタテ・ヨコそれぞれ、ざっと目を通します。
いつもより極端に金額が大きいものがないか。
いつもあるのにない、いつもないのにある。
など。
また、損益計算書の前期(前年)を比較できる資料で、単月(1ヶ月分)・累計それぞれチェックしてみましょう。
金額に大きな差があるものを確認してみましょう。
もちろん、増減理由がはっきりしていれば問題ありません。
そんなに違うことあるの?と思われるかもしれませんが、割とエラーはあったりします。
最初は特に、ざっくりでも必ずチェックしてみましょう。
1、2分でもざっくりチェックするだけで、気付けることも多いです。
■編集後記
昨日は午後から面談1件。
続編がスタートするアニメがいくつかあるのでその復習など。
復習といってもBGM代わりに流しているだけですが、いくつかあるので楽しめております。