書類の保存期間についてお尋ねいただくことも多いです。
どのような業種であっても、何かしらの文書が扱われます。
保管スペースの確保や整理の手間もあるので、できれば処分できるものは処分したいと考えられてのことと思います。
ただ、法律で定められている保存期間は書類によって異なるので、どの書類をどのタイミングで処分すればよいか迷います。
本日は税法及び労務関係の書類について簡単に確認してみたいと思います。
税法関係
7年保存
- 仕訳帳、現金出納帳
- 総勘定元帳、売掛金元帳、買掛金元帳
- 固定資産台帳
- 売上帳・仕入帳・棚卸表
- 貸借対照表・損益計算書（会社法では10年）
- 決算に関して作成されたその他の書類
- 注文書・契約書・送り状・領収書・見積書
- 資産の譲渡、課税仕入れ、課税貨物の保税地域からの引取りに関する事項
税務上の時効が7年なので、基本的には7年保存となりますね。
法人で利益がマイナスの場合は、時期によっては10年保存となる場合もあります。
利益がプラスだったり、マイナスだったり年によって違う場合は、とりあえず10年保存で対応すればよいかと。
人事・労務関係
永久保存
- 重要な人事に関する書類、労働組合との協定書
3年保存
- 賃金台帳（税法では7年）、労働者名簿
- 雇入、解雇に関する重要な書類
- 賃金、災害補償に関する重要な書類
- その他労働関係に関する重要な書類
- 派遣元管理台帳、派遣先管理台帳
- 労災保険に関する書類
- 労働保険の保険料徴収等に関する書類
2年保存
- 健康保険、厚生年金、雇用保険に関する書類
4年保存
- 被保険者に関する書類
- タイムカード、残業報告書など
7年保存
- 給与所得者の扶養控除等申告書、源泉徴収簿
その他
永久保存
- 定款、登記関係書類、訴訟関係書類
- 特許など知的所有権に関する書類
それ以外にも会社法、その他業界特有の書類もありますので、それぞれ確認が必要ですが、おおまかに確認してみました。
書類も様々ありますので、法律で定められていないものについては、自社でルールを決めて管理する必要があるかと思います。
【編集後記】
今日は車関係のトラブルが…（パンク）。
もっと良くないことが起きるのを未然に防ぐための出来事、と捉えたいと思います。
