会計・経理

書類の保存期間について

 

書類の保存期間についてお尋ねいただくことも多いです。

どのような業種であっても、何かしらの文書が扱われます。

保管スペースの確保や整理の手間もあるので、できれば処分できるものは処分したいと考えられてのことと思います。

ただ、法律で定められている保存期間は書類によって異なるので、どの書類をどのタイミングで処分すればよいか迷います。

 

本日は税法及び労務関係の書類について簡単に確認してみたいと思います。

 

 

税法関係

 

7年保存

  • 仕訳帳、現金出納帳
  • 総勘定元帳、売掛金元帳、買掛金元帳
  • 固定資産台帳
  • 売上帳・仕入帳・棚卸表
  • 貸借対照表・損益計算書(会社法では10年)
  • 決算に関して作成されたその他の書類
  • 注文書・契約書・送り状・領収書・見積書
  • 資産の譲渡、課税仕入れ、課税貨物の保税地域からの引取りに関する事項

 

税務上の時効が7年なので、基本的には7年保存となりますね。

法人で利益がマイナスの場合は、時期によっては10年保存となる場合もあります。

利益がプラスだったり、マイナスだったり年によって違う場合は、とりあえず10年保存で対応すればよいかと。

 

人事・労務関係

 

永久保存

  • 重要な人事に関する書類、労働組合との協定書

 

3年保存

  • 賃金台帳(税法では7年)、労働者名簿
  • 雇入、解雇に関する重要な書類
  • 賃金、災害補償に関する重要な書類
  • その他労働関係に関する重要な書類
  • 派遣元管理台帳、派遣先管理台帳
  • 労災保険に関する書類
  • 労働保険の保険料徴収等に関する書類

 

2年保存

  • 健康保険、厚生年金、雇用保険に関する書類

 

4年保存

  • 被保険者に関する書類
  • タイムカード、残業報告書など

 

7年保存

  • 給与所得者の扶養控除等申告書、源泉徴収簿

 

その他

 

永久保存

  • 定款、登記関係書類、訴訟関係書類
  • 特許など知的所有権に関する書類

 

それ以外にも会社法、その他業界特有の書類もありますので、それぞれ確認が必要ですが、おおまかに確認してみました。

書類も様々ありますので、法律で定められていないものについては、自社でルールを決めて管理する必要があるかと思います。

 

 


■編集後記
今日は車関係のトラブルが…(パンク)。
もっと良くないことが起きるのを未然に防ぐための出来事、と捉えたいと思います。

 

ライフ

始めるためにやめてみる

  何か新しいことを始めるには、それなりに時間(場合によってはお金も)が必要になります。 何事もバランスだと思いますが、あれもこれもというわけにはいきません。   なので、優先順位を決めたり、ときには何かをやめることも必要になると思います。 それはモノやコトだけでなく、考え方とか習慣とか、目に見えないものかもしれません。   振り返っても、意識せずになんとなく続けていた、いいと思い込んでいたこともありました。 お金をムダにしたな、、と思うことも。。 やはり、定期的な見直しは大 ...

ReadMore

税金ほか

2026年分以後の源泉徴収票のみなし提出の特例(2027年1月から適用)

  2027年1月1日以後に提出すべき給与所得の源泉徴収票(以下、源泉徴収票)について、税務署への源泉徴収票の提出が不要となる「みなし提出の特例」制度がはじまります。   簡単に言えば、令和8年分(2026年分)以後の源泉徴収票から、市区町村に給与支払報告書を提出すれば、税務署の提出したものとみなすという制度です(受給者交付用は引き続き交付が必要です)。   提出範囲についても、市区町村長への提出範囲と統一され、年の中途で退職した者に対するその年中に支払った給与等の支払金額が ...

ReadMore

ライフ 独立

昼間にランニングして思ったこと

今の時期はランニングは涼しい時間帯に行うようにしているのですが、先日、仕事の合間、昼間に実施しました。 その際、思ったことなど書いてみます。 暑いけど走ろうと思えた 私の場合、走ることが習慣となっていないときには(特に暑い季節の場合)、まず昼間に走ることはありません。 それが、昼の時間帯、仕事と仕事の合間に走ろうと思えたことは、自分にとっては劇的な変化です。 短い距離であっても、一定期間継続することで、走ることに対する抵抗感は減ってくるのだなと感じています。 そして、頑張ってるぜ!と感じます。 &nbsp ...

ReadMore

税金ほか

書面の納税証明書をe-Taxで交付請求する方法

  e-Taxで納税証明書の交付請求を行い、書面の納税証明書や電子納税証明書(電子ファイル)を取得することができます。 本人だけでなく代理人でも請求や受領ができますが、その場合には本人の電子委任状が必要となります。 納税証明書の交付請求も電子委任状も本人の電子署名が必要です。 いくつかの手続きがあって、電子委任状を作成するほうが良いケースもあるかもしれませんが、1つの交付請求であれば、電子委任状を作成するのではなく交付請求をしたほうが手続きはシンプルです。   本日は本人が書面の納税証 ...

ReadMore

税金ほか

相続人でない特定受遺者の債務控除について

  遺贈とは 相続人の範囲等については、民法で定められているのですが、相続人の優先順位があります。 第1順位子ども 第2順位直系尊属(父母や祖父母など) 第3順位兄弟姉妹   文字通り優先順位となっており、より上位の人が相続人になれば、下位の人は相続人にはなれません。 例えば、第1順位の子どもが相続人となる場合には、第2順位の父母、第3順位の兄弟姉妹は相続人にはなれません。 ここで忘れていけないのは配偶者ですが、条文上、配偶者は必ず相続権を持ち、他の相続人がいる場合は「同順位」で相続人 ...

ReadMore

税金ほか

eL-QR(地方税統一QR)を利用したクレジットカード納付方法

  固定資産税、自動車税などの地方税は、それぞれマイホームや自動車を所有していれば納めないといけない税金なので、個人事業主でなくてもお勤めの方も馴染があると思います。   国税と地方税では、納付方法に少し違いがあるにせよ、どちらもキャッシュレス納付が利用できます。 2023年からeL‐QR(エルキューアール)を活用した地方税の統一納付が開始されており、キャッシュレス納付が利用しやすくなっています。   今回はスマホを使った場合のクレジットカードでの納付手順について確認してみま ...

ReadMore

税金ほか

生前贈与加算 7年以内に贈与を受けた人が相続しない場合

  生前贈与加算とは 生前贈与加算とは、相続税の計算における制度の1つです。 相続開始前の一定期間に生存贈与された財産がある場合、この生前に贈与された財産を相続財産に加算(持ち戻し)して、相続税の計算を行う制度です。 以前は相続開始前3年間でしたが、2023年の税制改正にて加算する期間が「7年」に延長されました。 また、改正後については、相続開始前3年間についてはこれまでと同様の取り扱いとなりますが、延長された4年~7年については、贈与の合計額から100万円を差し引いた金額を加算します。 202 ...

ReadMore

ライフ

ランニングの習慣化のために決めないと決めたこと

2026年1月1日、毎年恒例としている元旦ランニング以降、ランニングを実施できています(ゆるくではありますが)。 何かを続けたいときには、ルールのようなものを決めることも多いのですが、ランニングについては、「決めない」と決めたことで、いまは続けられている気がします。 時間帯 まずは走る時間帯です。 何かを続けたいとき、「この時間に必ずする」としたほうが続けやすいものもあります。 できれば、やらないといけないことは早い段階で終わったほうがすっきりするので、午前中に実施したいのですが、他に午前中に実施すると決 ...

ReadMore

  • この記事を書いた人

平川吉輝

税理士、AFP
1979年8月13日生、46歳。
長崎県長崎市在住。
2021年2月1日から 日毎日更新中。

-会計・経理