効率化

Gmailの受信トレイは空にするのがいい、空にするためにやっていること

Gmailで複数のメールアカウントを管理しています。
放っておくと受信トレイがいっぱいに、、、
パソコンのデスクトップと受信トレイは、できるだけすっきりさせたいタイプです。

 

 

受信トレイを空にする効率化

Gmailを使っていますが、いわゆるメーラーは長らく使用していません。

そして、Gmailの受信トレイはできるだけ空にするようにしています。

常に空にするのが理想なのですが、そうではなく、最終的に空にしている感じです。

今日返信しないといけないメールや、やらないといけないことがわかる内容のメールだけを受信トレイに残すようにしています。

そうすることで、単純にすっきり感がでるというのもあるのですが、メールに関わるTODOが受信トレイに残っているメールを見ることで確認できるので、効率的だなと感じています。

ゼロになったらすっきりです。

 

事前にやっていること

そのために事前にやっていることがいくつかあります。

不要なメールを遮断する

まずは、不要なメールがこないようにすることです。

不必要に登録しないことはもちろんですが、登録したつもりがなくても、勝手に送られてくるメールもあるので、不要だなと感じるメールについては登録を解除するなどして、送って来ないようにするのが大事だと思います。まずは蛇口の方から締めるのが肝要かと。

 

受信トレイをスキップ

不要というわけではないけど、すぐ確認する必要がないというメールもあると思います。
そういったメールについては、受信トレイをスキップするフィルターをかけています。

すぐではないけど、後に確認が必要なものについては、ラベルを付けて受信トレイをスキップさせます。

気が向いたときに確認でいい(最悪見なくてもいい)メールについては、ラベルは付さずに受信トレイをスキップ。

これらの手続きをこまめに行うことで、徐々にすぐ確認しないといけないメールだけが受信トレイに残るようになります。いたちごっこではありますが、、

 

事後にやっていること

アーカイブ

返信等が必要なメールだけが残っているので、当然返信など行うわけですが、返信後のメールは削除するのではなく、アーカイブするようにしています。基本メールは削除しなくていいと思います(迷惑メールは自動で削除されますが)。容量も今のところ問題ありませんので。

アーカイブすることで、あとから内容を確認する必要があっても、すべてのメールから検索することができます。

送信後に自動でアーカイブする設定もありますが、私は使っていません。
送信後にTODOとして残さないといけない場合があるので、送信後にその都度判断しています。
アーカイブしたいときは、「E」を押すだけですので、そんなに負担はありません。

 

スヌーズ

返信後、今日しなくてもいいTODOが残るときがあります。
それをそのまま受信トレイに残しておきたくないので、そんなシーンではスヌーズ機能を使うようにしています。

日時を指定して、受信トレイに表示させることができるので、そのときのTODOとして処理すればよいので便利です。

 


【編集後記】
不意の娘からの質問で気付かされることがあります。
意識しないで過ごしていると、当たり前だと感じてしまっていることも。
なぜだろう?という気持ちを忘れないようにしたいものです。

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  • この記事を書いた人

平川吉輝

税理士、AFP
1979年8月13日生、43歳。
長崎県長崎市在住。
2021年2月1日から日毎日更新中。

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