効率化

Gmailの受信トレイは空にするのがいい、空にするためにやっていること

Gmailで複数のメールアカウントを管理しています。
放っておくと受信トレイがいっぱいに、、、
パソコンのデスクトップと受信トレイは、できるだけすっきりさせたいタイプです。

 

 

受信トレイを空にする効率化

Gmailを使っていますが、いわゆるメーラーは長らく使用していません。

そして、Gmailの受信トレイはできるだけ空にするようにしています。

常に空にするのが理想なのですが、そうではなく、最終的に空にしている感じです。

今日返信しないといけないメールや、やらないといけないことがわかる内容のメールだけを受信トレイに残すようにしています。

そうすることで、単純にすっきり感がでるというのもあるのですが、メールに関わるTODOが受信トレイに残っているメールを見ることで確認できるので、効率的だなと感じています。

ゼロになったらすっきりです。

 

事前にやっていること

そのために事前にやっていることがいくつかあります。

不要なメールを遮断する

まずは、不要なメールがこないようにすることです。

不必要に登録しないことはもちろんですが、登録したつもりがなくても、勝手に送られてくるメールもあるので、不要だなと感じるメールについては登録を解除するなどして、送って来ないようにするのが大事だと思います。まずは蛇口の方から締めるのが肝要かと。

 

受信トレイをスキップ

不要というわけではないけど、すぐ確認する必要がないというメールもあると思います。
そういったメールについては、受信トレイをスキップするフィルターをかけています。

すぐではないけど、後に確認が必要なものについては、ラベルを付けて受信トレイをスキップさせます。

気が向いたときに確認でいい(最悪見なくてもいい)メールについては、ラベルは付さずに受信トレイをスキップ。

これらの手続きをこまめに行うことで、徐々にすぐ確認しないといけないメールだけが受信トレイに残るようになります。いたちごっこではありますが、、

 

事後にやっていること

アーカイブ

返信等が必要なメールだけが残っているので、当然返信など行うわけですが、返信後のメールは削除するのではなく、アーカイブするようにしています。基本メールは削除しなくていいと思います(迷惑メールは自動で削除されますが)。容量も今のところ問題ありませんので。

アーカイブすることで、あとから内容を確認する必要があっても、すべてのメールから検索することができます。

送信後に自動でアーカイブする設定もありますが、私は使っていません。
送信後にTODOとして残さないといけない場合があるので、送信後にその都度判断しています。
アーカイブしたいときは、「E」を押すだけですので、そんなに負担はありません。

 

スヌーズ

返信後、今日しなくてもいいTODOが残るときがあります。
それをそのまま受信トレイに残しておきたくないので、そんなシーンではスヌーズ機能を使うようにしています。

日時を指定して、受信トレイに表示させることができるので、そのときのTODOとして処理すればよいので便利です。

 


【編集後記】
不意の娘からの質問で気付かされることがあります。
意識しないで過ごしていると、当たり前だと感じてしまっていることも。
なぜだろう?という気持ちを忘れないようにしたいものです。

投資・節約・お金

マイナポータル ねんきんネットと連携

  以前ねんきんネットについて記事にしました。 ねんきんネットで出来ること|長崎の税理士 平川吉輝のblog   ねんきんネットでは年金記録や将来の年金見込額など確認することができます。 私はユーザIDを取得して登録しましたが、マイナポータルから登録することも可能です。 マイナポータルから登録する場合は、ユーザIDを取得する必要はありません。 IDを取得している場合でも、マイナポータルと連携することでマイナポータル経由でねんきんネットを利用することができます。   手続きも簡 ...

ReadMore

投資・節約・お金

三井住友カード Vpassアプリのスタンプカードの対象とならないもの

  三井住友カードを利用している方であれば、Vpassアプリも利用している方も多いかと思います。 以前、Vpassアプリの「利用通知スタンプカード」について記事にしました。 三井住友カード Vpassアプリのスタンプカードについて|長崎の税理士 平川吉輝のblog   カードの利用通知サービスを設定し、500円以上の決済のたびにスタンプが1つ付き、それが20個貯まるといずれかひとつ抽選でプレゼントが当たるというサービスです。 ハズレはありません。 例えば、2022年7月の特典はこちら。 ...

ReadMore

ライフ

サンクコスト効果に惑わされないようにしたい

  サンクコスト効果とは、すでに発生していて取り消すことができないコスト等に気を取られ、合理的な判断ができなくなる心理傾向のことを指します。 埋没費用効果とかコンコルド効果(コンコルドの誤謬)ともいいます。 継続することがさらなる損失拡大をもたらすことになっても、それまでに費やした費用や労力がもったいないと感じて、ついつい続けてしまう状態です。 誰しも1度は経験があるかもしれませんね。   取り巻く状況も変化していきますから、以前の状態であれば意味があることも、今の自分にとっては効果が ...

ReadMore

ライフ

BBQ初心者向け 火起こしアイテム

  頻繁にというわけではないですが、自宅の庭でBBQをすることもあります。 家族でお出かけするのも減ったこともあり、以前よりその機会は増えたように思います。 とはいえ、そこまで慣れているというわけではありませんので、火起こしに苦労することもありました。 火がつかないとスタートできないので、そうもたつくわけにはいきません。   なので、便利なアイテムに頼るようにしています。 現在火起こしの際に利用しているのはこちらです。   いくつかの着火剤を試してみましたが、なんとなく今はこ ...

ReadMore

投資・節約・お金

マイナポイント第2弾 子供の公金受取口座について

    第1弾の申請で娘分についても手続きしておりました。 未成年の子供については、自分で手続きするのは難しいことから、15歳以下の子供については親(法定代理人)が代理で申請可能です。 その際、決済サービスは親名義のものを指定することができます(親自身のものとは別のサービスを選ぶ必要があります)。   第2弾の公金受取口座の登録の場合はどうかというと、親名義の口座を登録することはできません。 よくあるご質問コーナーにも記載がありますが、公金受取口座は本人名義の口座を登録するこ ...

ReadMore

投資・節約・お金

マイナポイント第2弾 受け付け開始

  2022年6月30日からマイナポイント第2弾の受け取り申請の受付が開始されました。 マイナンバーカードを健康保険証として登録すると7,500円相当、公金受け取り口座情報を登録した場合に7,500円相当のポイントがそれぞれ付与されます(マイナンバーカードを新たに取得する場合はプラス最大5,000円、計20,000円相当)。 早速手続きしてみることにしました。 私はマイナポイントアプリから申込みしてみました。   開始当日だからか、アクセスが集中しているようで少し待ち時間がありました。 ...

ReadMore

長崎

第2弾 ふるさとで"心呼吸"の旅キャンペーン【2022年7月14日まで期間延長】

    「第2弾 ふるさとで"心呼吸"の旅キャンペーン」の利用期間が2022年7月14日(木)まで延長となりました。 対象者は期間延長前と同様です(長崎県、福岡県、佐賀県、熊本県、大分県、宮崎県、鹿児島県在住者)。   県内市町のキャンペーンは3市(佐世保市、平戸市、五島市)あるようです。 第2弾 佐世保市内でゆったり宿泊キャンペーン|佐世保市 R4年度 平戸市 特別宿泊割キャンペーン|平戸市 平戸満喫ドライブキャンペーン|平戸市 "今だ!!五島へ行こう!!"旅キャンペーン| ...

ReadMore

税理士試験

小幅な伸びでいい、続けることが大事

  税理士試験まであと1ヶ月ちょっとですね。 受験生の方には、残り期間なんとか踏ん張ってもらいたいです。   私も受験生時代を思い出すと、直前期に入った頃でも、なんでこんな簡単なところ間違うの?とか、似たようなところでつまづいたりすることもありました。 毎日やっているのに、成長どころか後退してない?と思う年もあったような。。   ただ、それでもコツコツやり続けていると、ある時点でぐんと伸びるような感覚を持つときもありました(全然ないときもありましたが)。 税理士試験に限ったこ ...

ReadMore

  • この記事を書いた人

平川吉輝

税理士、AFP
1979年8月13日生、42歳。
長崎県長崎市在住。
2021年2月1日から日毎日更新中。

-効率化