会計・経理

書類の保存期間について

 

書類の保存期間についてお尋ねいただくことも多いです。

どのような業種であっても、何かしらの文書が扱われます。

保管スペースの確保や整理の手間もあるので、できれば処分できるものは処分したいと考えられてのことと思います。

ただ、法律で定められている保存期間は書類によって異なるので、どの書類をどのタイミングで処分すればよいか迷います。

 

本日は税法及び労務関係の書類について簡単に確認してみたいと思います。

 

 

税法関係

 

7年保存

  • 仕訳帳、現金出納帳
  • 総勘定元帳、売掛金元帳、買掛金元帳
  • 固定資産台帳
  • 売上帳・仕入帳・棚卸表
  • 貸借対照表・損益計算書(会社法では10年)
  • 決算に関して作成されたその他の書類
  • 注文書・契約書・送り状・領収書・見積書
  • 資産の譲渡、課税仕入れ、課税貨物の保税地域からの引取りに関する事項

 

税務上の時効が7年なので、基本的には7年保存となりますね。

法人で利益がマイナスの場合は、時期によっては10年保存となる場合もあります。

利益がプラスだったり、マイナスだったり年によって違う場合は、とりあえず10年保存で対応すればよいかと。

 

人事・労務関係

 

永久保存

  • 重要な人事に関する書類、労働組合との協定書

 

3年保存

  • 賃金台帳(税法では7年)、労働者名簿
  • 雇入、解雇に関する重要な書類
  • 賃金、災害補償に関する重要な書類
  • その他労働関係に関する重要な書類
  • 派遣元管理台帳、派遣先管理台帳
  • 労災保険に関する書類
  • 労働保険の保険料徴収等に関する書類

 

2年保存

  • 健康保険、厚生年金、雇用保険に関する書類

 

4年保存

  • 被保険者に関する書類
  • タイムカード、残業報告書など

 

7年保存

  • 給与所得者の扶養控除等申告書、源泉徴収簿

 

その他

 

永久保存

  • 定款、登記関係書類、訴訟関係書類
  • 特許など知的所有権に関する書類

 

それ以外にも会社法、その他業界特有の書類もありますので、それぞれ確認が必要ですが、おおまかに確認してみました。

書類も様々ありますので、法律で定められていないものについては、自社でルールを決めて管理する必要があるかと思います。

 

 


■編集後記
今日は車関係のトラブルが…(パンク)。
もっと良くないことが起きるのを未然に防ぐための出来事、と捉えたいと思います。

 

ライフ

iPhoneのウィジェット機能

  ウィジェットとは ウィジェットとは、アプリの一部機能や情報をアプリから開かずに表示できる機能です。 ウィジェットとして設置することで、アプリを開かなくても確認できるので利便性が高まります。   ウィジェットの追加方法 今はホーム画面やロック画面にも配置できるようになっています。 どの画面でもウィジェットまたは何も表示されていない部分を長押しし、編集・カスタマイズボタンから追加できます。 iPhoneでウィジェットを追加・編集する方法 - Apple サポート (日本)   ...

ReadMore

医療機関等

医療分野の補正予算による支援策

  2025年末に成立した補正予算に「医療・介護等支援パッケージ」として1兆3,649億円のうち医療分野には1兆円超が組み込まれる大型予算となりました。 その内容について確認してみます。   「医療・介護等支援パッケージ」の医療分野の施策は次の6事業です。 賃上げ・物価上昇に対する支援 5,341億円 施設整備の促進に対する支援 462億円 (独)福祉医療機構による優遇融資等の実施 804億円 医療分野における生産性向上に対する支援 200億円 病床数の適正化に対する支援 3,490億 ...

ReadMore

ライフ

車はバック駐車、前向き駐車はしないようにしている

あくまで原則、ということになりますが、駐車するときは極力バック駐車するようにしています。 駐車場の形状や後ろから車が接近しているなど、前向きでしか停めれない、停めたほうが都合がいいシーンもあったりするので、「絶対に」ということではありませんが、できるだけそうしています。 バックで出る危険性 元同僚の会話の中で、「絶対にコンビニでは前向き駐車、わざわざバックで停めるって意味わかんない」という話題がありました。 どっちが正解ということもないし、もともと合わないタイプの人だったので、それはそれでいいのですが(な ...

ReadMore

税金ほか

【相続税】申告期限内に遺産を分割できない場合

  相続税の申告期限 相続税とは、亡くなられた親などから、お金や土地などの財産を受け継いだ(相続した)財産にかかる税金です。 すべての相続について申告が必要というわけではありませんが、一定の金額を上回ると相続税の申告(納付)が必要となります。 相続税の申告は、相続の開始があったことを知った日の翌日から10ヶ月以内に行うことになっています(期限の日が土日祝のときは、その翌日が期限とみなされます)。   申告期限後3年以内の分割見込書 しかし、相続人間で遺産分割の協議がまとまらず、申告期限 ...

ReadMore

医療機関等 税金ほか

基金拠出型医療法人の税務上の取扱い

基金とは 医療法改正(第5次医療法改正)で2007年以降に設立する社団医療法人の仕組みが変わりました。 具体的には2007年4月1日以降に設立された社団医療法人については、出資持分という概念がなくなり、基金制度が導入されました。 基金とは、簡単にいうと無利息貸付(法人からすると債務)です。   基金の税務上の取扱い 基金の税務上の取扱いは以下のとおりです。 法人税法 法人税法第2条第16号《定義》に掲げる資本金等の額の算出基礎となる「資本金の額又は出資金の額」に該当しない。 消費税法 消費税法第 ...

ReadMore

ライフ

税理士事務所勤務でもウィンタースポーツを趣味にできていた理由

私の周りには結構いましたが、一般的に税理士事務所勤務でウィンタースポーツを趣味にしている人は少数派なのかもしれません。 ハイシーズンといわゆる繁忙期の時期がかぶってしまうからです。 それでも多いときには、5、6回程度広島のスキー場まで行くこともありました。 最近はじめて家族で行ってきたので、当時趣味にできていた理由を考えてみました。   行きたいと思った 前提として、私は税理士事務所に勤務する前に何度かスノーボードをしたことがありました。 数回行ったことがあるだけなので趣味と言えるレベルではあり ...

ReadMore

税金ほか

特定贈与信託の贈与税非課税措置について

  特定贈与信託とは 特定贈与信託は、障がいをお持ちの方の生活の安定を図ることを目的に、親族等(委託者)が信託銀行等(受託者)に金銭等の財産を預け、財産を管理するというものです。 信託銀行等は、信託された財産を管理・運用し、特定障害者(受益者)の生活費や医療費として定期的に金銭を交付することになります。   特定贈与信託のしくみ 概要は下図のとおり。     特定贈与信託のメリット 特定贈与信託を利用すると、信託銀行等が管理するほか、一定金額まで贈与税の非課税措置を ...

ReadMore

医療機関等

医療法人の役員が負担する責任・リスク

医療法人の役員 医療法人は理事3人以上と監事1人以上を置かなければならないことになっています。 理事とは一般法人でいうところの取締役、監事は監査役と思っていただければよいでしょう。 以前は特例で理事2名も認められていましたが、長崎県の場合、認可申請時には必ず3名を求められます。 医療法人の役員は、社員総会の決議によって選任します。 役員の任期については2年を超えることはできませんが再任はできます。 定款で、補欠により就任した役員の任期を前任者の残任期間と定めることができ、役員の入れ替わりがあっても、他の役 ...

ReadMore

  • この記事を書いた人

平川吉輝

税理士、AFP
1979年8月13日生、46歳。
長崎県長崎市在住。
2021年2月1日から 日毎日更新中。

-会計・経理